Bagaimana menggunakan waktu Anda seefektif mungkin?
Di dunia yang serba sibuk saat ini, banyak dari kita harus mengerjakan daftar tugas yang sangat panjang setiap harinya. Kita mungkin tiba di tempat kerja dengan tekad untuk menyelesaikan tugas pertama dalam daftar dengan cepat, hanya untuk menemukan bahwa dua tugas baru telah muncul di waktu bersamaan.
Demikian pula, perusahaan mendapati diri mereka dibanjiri kompleksitas, mencoba melayani beberapa pasar dengan berbagai macam produk yang berbeda-beda, menyulap semuanya seperti badut di sirkus.
Dalam lingkungan yang kacau ini, memahami isi buku The 80 / 20 Principle, The Secret to Achieving More with Less karya Richard Koch menjadi penting untuk mengetahui apa yang benar-benar penting.
Prinsip 80/20 tampak sederhana namun sangat kuat. Ketidakseimbangan yang tampaknya universal antara usaha dan imbalan akan membantu Anda menggunakan waktu di tempat kerja dengan lebih efisien.
Terlebih lagi, prinsip ini terbukti membantu perusahaan meraih kesuksesan dengan cara yang berlawanan dengan intuisi: bukan dengan berbuat lebih banyak, namun dengan berbuat lebih sedikit.
Terakhir, Anda bahkan dapat menerapkan asas tersebut dalam kehidupan pribadi Anda untuk meningkatkan kebahagiaan dan kepuasan dalam hubungan Anda dengan orang lain. Anda hanya perlu mengadopsi pola pikir 80/20 yang benar dan ringkasan buku ini akan menunjukkan caranya.
Biasanya, bagian terbesar dari hasil (output) dihasilkan oleh sebagian kecil saja dari pekerjaan (input).
Pernahkah Anda melihat kembali proyek yang Anda kerjakan dan menemukan bahwa sebagian besar pekerjaan Anda selesai tepat sebelum tenggat waktu akhir? Mungkin dalam beberapa hari ketika Anda hampir kehabisan waktu, Anda mencapai lebih dari gabungan minggu-minggu sebelumnya.
Faktanya, ketidakseimbangan serupa antara usaha dan imbalan dapat diamati dalam berbagai situasi berbeda.
Misalnya, banyak bisnis mendapati bahwa 20 persen rangkaian produk mereka sebenarnya menyumbang 80 persen keuntungan mereka.
Demikian pula 20 persen pengendara menyebabkan 80 persen kecelakaan. Kebanyakan pengendara berkendara dengan hati-hati, sementara sebagian kecil lainnya ceroboh dan menyebabkan sebagian besar kecelakaan.
Fenomena ini lebih dikenal dengan prinsip 80/20: sekitar 80 persen hasil kerja – atau keluaran – dihasilkan oleh 20 persen usaha atau masukan kerja.
Mengapa rasio ini tidak lebih seimbang? Karena tidak semua penyebab mempunyai dampak yang sama terhadap hasil. Faktanya, penyebab secara kasar dapat dibagi menjadi dua kategori: minoritas yang mempunyai dampak besar terhadap hasil dan mayoritas yang hanya mempunyai dampak kecil. Hal ini menghasilkan perpecahan 80/20.
Namun perlu dicatat bahwa prinsip 80/20 merupakan penyederhanaan, dan kenyataannya rasionya cenderung berbeda – misalnya, bisa jadi 70/30 atau 99,9/0,01.
Tentu saja, jumlahnya tidak selalu bisa mencapai seratus. Misalnya, sebuah penelitian pada tahun 1997 menunjukkan bahwa dari 300 film, hanya empat (1,3 persen) yang menghasilkan 80 persen penjualan tiket.
Berpikir dengan prinsip 80/20 bukanlah hal yang alami bagi manusia, karena kita mengharapkan keseimbangan dan keadilan.
Orang cenderung mengharapkan dunia menjadi seimbang.
Namun pada kenyataannya, keseimbangan bukanlah keadaan alamiah dunia ini – melainkan ketidakseimbangan.
Misalnya, perhatikan linguistik: Sir Isaac Pitman menemukan bahwa sekitar 700 kata umum digunakan dalam dua pertiga percakapan sehari-hari. Jika kita memasukkan turunannya, angka ini meningkat menjadi 80 persen: kurang dari satu persen kata-kata dalam bahasa Inggris mencakup lebih dari 80 persen ucapan kita.
Namun dari manakah ketidakseimbangan ini berasal?
Dari putaran umpan balik yang melipatgandakan dan memperkuat perbedaan kecil sekalipun.
Misalnya, jika Anda memelihara beberapa ikan mas dengan ukuran yang kira-kira sama di kolam yang sama, mereka akan tetap tumbuh menjadi ikan dengan ukuran yang sangat berbeda.
Mengapa?
Karena beberapa ikan berukuran sedikit lebih besar dari yang lain, sehingga mereka mempunyai keuntungan yang kecil. Ini berarti mereka dapat menangkap lebih banyak makanan sehingga mereka tumbuh lebih cepat dibandingkan ikan yang lebih kecil. Hal ini meningkatkan keuntungan mereka, memungkinkan mereka menangkap lebih banyak makanan. Dengan demikian, siklus tersebut menguat pada setiap putaran, yang pada akhirnya menghasilkan perbedaan besar dalam ukuran.
Meskipun ketidakseimbangan tersebut wajar, banyak orang menganggapnya tidak adil. Salah satu contohnya adalah distribusi pendapatan dan kekayaan yang tidak merata: Ketika 20 persen penduduk memiliki 80 persen seluruh kekayaan, kita menyebutnya ketidakadilan sosial.
Persepsi ketidakadilan ini muncul dari kenyataan bahwa orang menganggap pekerjaan dan imbalan harus memiliki arti yang sama dengan rasio 1:1.
Namun seperti yang ditunjukkan dengan jelas oleh prinsip 80/20, tidak semua pekerjaan menghasilkan imbalan yang sama.
Prinsip 80/20 dapat membantu Anda meningkatkan proses kerja untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
Saat ini Anda mungkin berpikir bahwa semuanya baik-baik saja, tetapi bagaimana prinsip 80/20 dapat dikaitkan dengan Anda dan kehidupan sehari-hari?
Mari kita lihat kehidupan profesional Anda terlebih dahulu, karena cara Anda bekerja saat ini mungkin jauh dari efisien. Coba pikirkan: jika Anda mencapai 80 persen hasil hanya dengan 20 persen usaha yang Anda lakukan, itu berarti 80 persen pekerjaan Anda sangat tidak efisien.
Bayangkan saja: Jika Anda dapat memotong waktu yang terbuang sia-sia ini dan menggantinya dengan hal-hal yang Anda lakukan selama efisiensi 20 persen, Anda akan melipatgandakan hasil pekerjaan Anda.
Misalnya, bayangkan jika Anda dapat mereproduksi efisiensi menit-menit terakhir yang Anda miliki ketika tenggat waktu proyek semakin dekat, dan mempertahankannya sepanjang proyek berlangsung.
Faktanya, penggunaan prinsip 80/20 secara kreatif dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi karena Anda akan mengalihkan upaya Anda dari tugas-tugas yang hanya berdampak kecil pada hasil Anda.
Anda bisa memulainya dengan memeriksa dan menganalisis proses kerja Anda untuk mengetahui bagian mana yang tidak efisien. Anda mungkin menemukan bahwa, misalnya, pada fase pertama sebuah proyek, Anda membuang-buang waktu dengan berpikir berlebihan dan memikirkan setiap kesalahan yang mungkin Anda buat. Sadarilah hal ini dan Anda dapat secara sadar mencoba menghentikan diri Anda merenungkan kemungkinan kegagalan.
Apa pun alasannya, dengan mengidentifikasinya dan mengatur ulang proses Anda untuk menghindarinya, Anda dapat meningkatkan efisiensi secara signifikan.
Untuk meningkatkan keuntungan dalam bisnis, gunakan prinsip 80/20.
Sekarang Anda tahu cara menerapkan prinsip 80/20 pada produktivitas Anda sendiri, tetapi Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara menerapkannya dalam bisnis.
Sebenarnya, ada beberapa cara untuk melakukan hal ini, namun mungkin yang paling penting adalah mengoptimalkan rangkaian produk bisnis Anda.
Untuk melakukannya, Anda harus terlebih dahulu menganalisis grup produk mana yang menghasilkan keuntungan paling banyak. Cukup rangking semua produk Anda berdasarkan keuntungan dan angka penjualan, dan Anda mungkin akan menemukan bahwa meskipun produk unggulan hanya menghasilkan 20 persen penjualan, produk tersebut menghasilkan 80 persen keuntungan.
Misalnya, kita melakukan penelitian pada sebuah perusahaan yang memproduksi elektronik dan menemukan bahwa tiga produk teratas menyumbang 19,9 persen dari total penjualan namun menghasilkan 52,6 persen dari total keuntungan.
Setelah Anda mengidentifikasi pembagian 80/20 di perusahaan Anda, langkah kedua adalah memanfaatkan dan memperbesar potensi keuntungan 20 persen tersebut. Prioritaskan produk-produk ini dan fokuskan sumber daya Anda untuk menjual lebih banyak produk tersebut.
Di perusahaan elektronik, kita bisa mendorong manajemen untuk meningkatkan penjualan produk unggulan mereka dengan mengatakan kepada tenaga penjualan bahwa satu-satunya tujuan mereka adalah menggandakan penjualan ketiga produk tersebut, mengabaikan hal lainnya.
Sederhanakan dan kurangi kompleksitas dalam bisnis Anda untuk sukses.
Seperti yang diketahui semua orang, perusahaan besar seringkali sangat kompleks. Ini berarti para manajer harus mahir dalam mengelola kompleksitas, dan mereka bahkan sering kali menikmati tantangan dan rangsangan intelektual yang diberikannya.
Namun apakah menerima atau bahkan menerima kompleksitas merupakan cara terbaik untuk menjadi perusahaan yang sukses?
Kebanyakan orang percaya bahwa ukuran dan portofolio produk yang luas menguntungkan bagi sebuah perusahaan, karena semakin banyak produk yang dijual perusahaan, semakin banyak pula keuntungan yang dihasilkan.
Namun pada kenyataannya, kompleksitas internal mempunyai biaya tersembunyi yang sangat besar. Produk yang beragam memerlukan, antara lain, logistik yang lebih rumit, lebih banyak pelatihan bagi tenaga penjualan, dan lebih banyak pekerjaan administratif dibandingkan produk yang terbatas. Faktor-faktor ini meningkatkan biaya keseluruhan bagi perusahaan – bahkan mungkin lebih banyak uang dibandingkan produk tambahan yang dihasilkan.
Anda dapat menerapkan prinsip 80/20 pada aspek apa pun dalam bisnis Anda, mulai dari negosiasi hingga menargetkan upaya pemasaran.
Sekarang Anda tahu bagaimana menerapkan prinsip 80/20 untuk mempersempit jangkauan produk Anda dan meningkatkan profitabilitas. Namun bagaimana dengan bidang bisnis lainnya?
Untungnya, prinsip 80/20 sangat serbaguna sehingga Anda dapat menggunakannya di hampir semua area atau fungsi bisnis untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan.
Misalnya, negosiasi adalah bagian penting dalam bisnis apa pun, baik dengan pelanggan, pemasok, atau mitra.
Biasanya dalam sebuah negosiasi, poin-poin yang akan dibahas sering kali telah dipersiapkan dengan baik sebelumnya, namun jumlahnya terlalu banyak. Analisis 80/20 mungkin akan mengungkapkan bahwa hanya beberapa poin yang benar-benar penting bagi perusahaan Anda, jadi Anda harus fokus untuk memenangkan poin tersebut daripada mencoba berdebat agar semua poin menguntungkan Anda.
Contoh lain dalam menerapkan prinsip 80/20 adalah dalam menargetkan upaya pemasaran Anda. Jika sekitar 20 persen pelanggan Anda menghasilkan 80 persen bisnis Anda, Anda harus berkonsentrasi untuk mengidentifikasi mereka dan meyakinkan pelanggan tersebut untuk terus membeli.
Setelah Anda mengidentifikasi pelanggan, pastikan loyalitas mereka dengan memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Lalu, saat Anda mengembangkan produk atau layanan baru, targetkan saja 20 persen ini. Ini akan memungkinkan Anda meningkatkan pangsa pasar sambil menjual ke pelanggan yang sama.
Misalnya saja Nicholas Barsan, salah satu pialang real estat terkemuka di Amerika Serikat, yang memperoleh komisi pribadi lebih dari $1 juta setiap tahunnya. Lebih dari sepertiga jumlah ini berasal dari pelanggan tetap yang menjual kembali rumah mereka, jadi jelas bahwa fokusnya untuk membuat klien terbaiknya senang adalah strategi yang menguntungkan.
Seharusnya sudah jelas sekarang bahwa prinsip 80/20 mempunyai penerapan yang hampir universal dalam bisnis apa pun.
Terapkan prinsip 80/20 dalam kehidupan sehari-hari Anda dengan mengubah cara berpikir Anda.
Seperti yang Anda lihat dalam contoh bisnis, prinsip 80/20 biasanya diterapkan dengan menganalisis 20 persen masukan mana yang menghasilkan 80 persen keluaran. Namun dalam kehidupan sehari-hari, sulit melakukan analisis seperti ini.
Ini berarti Anda memerlukan sesuatu yang lain: pemikiran 80/20.
Pemikiran konvensional bersifat linier dan berasumsi bahwa semua penyebab dan masukan sama pentingnya. Misalnya, semasa kecil kita diajari bahwa semua teman kita sama berharganya bagi kita.
Dalam skenario ini, pemikiran 80/20 akan mengakui fakta bahwa sebenarnya tidak semua hubungan sama berharganya. Beberapa teman kita lebih penting daripada yang lain, dan hubungan yang kita jalin dengan mereka lebih bermakna.
Bisa dibilang 20 persen pertemanan Anda menghasilkan 80 persen “nilai”, yang berarti, misalnya, perasaan gembira dan persahabatan yang Anda peroleh dari hubungan tersebut.
Perbedaan utama antara analisis 80/20 dan pemikiran 80/20 adalah bahwa analisis tersebut mengharuskan Anda mengumpulkan data dan menganalisisnya untuk mengetahui siapa 20 persen yang paling penting, sedangkan dalam pemikiran 80/20 Anda hanya memperkirakannya saja.
Di sini, nilai hubungan Anda jelas tidak dapat diukur dalam angka absolut, namun Anda selalu dapat bertanya pada diri sendiri: “Dari orang-orang dalam hidup saya, siapa yang paling penting bagi saya? Berapa banyak waktu berkualitas yang saya habiskan bersama mereka setiap minggunya?”
Pertanyaan semacam ini akan membantu Anda memahami hubungan mana yang paling penting.
Pemikiran 80/20 kemudian akan merekomendasikan Anda untuk mengutamakan kualitas, bukan kuantitas, dan fokus pada memperdalam 20 persen hubungan yang paling berharga dan bermakna.
Pemikiran 80/20 seperti ini dapat diterapkan pada banyak bidang kehidupan tanpa memerlukan data yang solid.
Habiskan waktu Anda untuk tugas-tugas yang paling penting daripada berfokus pada manajemen waktu.
Anda mungkin tidak asing dengan konsep manajemen waktu, yang sering dipromosikan oleh buku-buku self-help. Ide dasarnya adalah membantu Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang Anda miliki, dan teknik ini terbukti berhasil: meningkatkan produktivitas sekitar 15 hingga 25 persen.
Namun ada cara yang lebih baik untuk menjadi efisien.
Dalam manajemen waktu, tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dengan menyesuaikan lebih banyak tugas ke dalam periode waktu tertentu. Ditujukan bagi para eksekutif yang sudah memiliki jadwal padat dan langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengelompokkan aktivitas sehari-hari berdasarkan prioritas.
Di sinilah masalahnya dimulai: kebanyakan orang tidak mengetahui tugas mana yang paling penting, dan akhirnya menetapkan 60 hingga 70 persen daftar tugas mereka sebagai “prioritas tinggi”.
Hasil? Mereka berakhir dengan jadwal yang padat dan jam kerja yang lebih panjang. Tentu saja, memaksakan lebih banyak tugas ke dalam jadwal yang sudah penuh bukanlah solusi yang baik, karena Anda dapat dengan mudah menjadi terlalu banyak bekerja dan, dalam kasus terburuk, mengalami kelelahan.
Sebagai alternatif, manajemen waktu 80/20 atau “revolusi waktu” membantu Anda mengidentifikasi 20 persen tugas Anda yang menghasilkan 80 persen pencapaian, dan kemudian fokus pada tugas tersebut.
Misalnya, dalam pekerjaannya di sebuah perusahaan konsultan, seseorang menemukan bahwa perusahaannya lebih sukses daripada perusahaan lain, namun tanpa usaha ekstra.
Biasanya konsultan mencoba menangani berbagai permasalahan untuk kliennya, sehingga hanya menghasilkan pekerjaan yang dangkal, dan klien bertanggung jawab atas penerapan rekomendasi apa pun.
Sebaliknya, seorang konsultan yang berfokus pada 20 persen permasalahan klien yang paling penting dan menggunakan waktu yang mereka hemat untuk mendukung klien dalam menerapkan rekomendasi. Pendekatan ini membantu mereka mengungguli perusahaan konsultan lain dan meningkatkan keuntungan klien mereka.
“Revolusi waktu” semacam ini membantu Anda meluangkan waktu tanpa mengurangi dampak pekerjaan Anda.
Mencapai kualitas hidup yang lebih baik secara keseluruhan melalui penerapan prinsip 80/20 secara luas.
Kebanyakan orang mendefinisikan kualitas hidup mereka berdasarkan kebahagiaan mereka secara keseluruhan. Menariknya, sangat sedikit dari kita yang benar-benar mencoba mengubah hidup kita untuk membuat diri kita lebih bahagia.
Faktanya, kebanyakan orang menghabiskan banyak waktu untuk melakukan hal-hal yang membuat mereka tidak bahagia. Misalnya, banyak orang mempunyai pekerjaan yang membuat mereka sengsara. Sebagian besar pekerja kantoran menghabiskan hari-hari mereka dengan duduk di bilik, mengerjakan tugas tanpa berpikir panjang, dan menunggu hari atau minggu berakhir.
Jadi bagaimana Anda bisa mengatasinya?
Sederhananya, Anda harus mencoba mengidentifikasi distribusi kebahagiaan dan ketidakbahagiaan dalam hidup Anda dan menelusuri penyebabnya sebelum mengambil tindakan untuk melakukan perubahan.
Tanyakan pada diri Anda, 20 persen hidup Anda yang manakah yang memberi Anda 80 persen kebahagiaan dan sebaliknya? Setelah Anda menentukan 80 persen hidup Anda yang hanya menghasilkan sedikit kebahagiaan, inilah waktunya untuk mengambil tindakan: kurangi saja waktu yang Anda habiskan untuk melakukan hal-hal tersebut.
Misalnya, jika pekerjaan membuat Anda tidak bahagia, Anda bisa mencoba memikirkan cara untuk mengubahnya. Anda dapat mencari pekerjaan lain, mencoba mendefinisikan kembali pekerjaan yang sudah ada, mengurangi jam kerja, dan sebagainya. Namun apa pun yang Anda lakukan, Anda tidak boleh menyerah pada pekerjaan yang membuat Anda tidak bahagia seumur hidup.
Setelah Anda berhasil mengurangi hal-hal yang membuat Anda tidak bahagia, Anda akan mendapati bahwa Anda memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk dihabiskan pada hal-hal yang membuat Anda bahagia. Misalnya, jika Anda memutuskan untuk menghabiskan lebih sedikit waktu di tempat kerja, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan bersama keluarga dan teman.
Bayangkan saja 20 persen aktivitas dalam hidup Anda yang menghasilkan 80 persen kebahagiaan Anda, dan cobalah mencari cara untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk terlibat di dalamnya. Anda akan memiliki kehidupan yang lebih bahagia jika Anda melakukannya.
Ringkasan akhir
Prinsip 80/20 mengatakan bahwa di hampir semua bidang, 20 persen masukan atau upaya menghasilkan 80 persen keluaran atau imbalan. Artinya, hampir 80 persen upaya tidak dilakukan secara efisien, dan jika Anda memfokuskannya kembali pada 20 persen upaya yang memberikan hasil terbesar, Anda akan melihat peningkatan efisiensi yang luar biasa. Konsep sederhana ini dapat diterapkan pada bidang kehidupan apa pun, mulai dari bisnis, teman, dan kualitas hidup Anda.
